Sie haben monatelang gesucht, Anzeigen bezahlt, Gespräche geführt und sich für eine Pflegefachkraft entschieden. In Woche neun liegt die Kündigung auf dem Tisch. Zwei Wochen später ist die Stelle wieder offen, und der gesamte Aufwand fällt erneut an.
Der frühe Abgang ist der teuerste, den eine Einrichtung haben kann. Die Suchkosten sind verbraucht, ohne dass die Stelle je wirklich besetzt war. Das Team hat Zeit in eine Einarbeitung gesteckt, die nichts gebracht hat, und wird die nächste entsprechend halbherzig angehen. Und im Wohnbereich bleibt ein Satz hängen, der schwer wieder wegzubekommen ist: Bei uns hält es sowieso keiner aus.
Was in den ersten Wochen schiefgeht
Belastbare pflegespezifische Statistiken zur Frühfluktuation gibt es nicht. Was es gibt, sind branchenübergreifende Befragungen und sehr wiederkehrende Muster aus der Praxis. Fünf Fehlerbilder decken den Großteil ab.
Der erste Tag ist nicht vorbereitet
Kein Spind, kein Zugang zur Dokumentation, keine Dienstkleidung, und die Kollegin, die einarbeiten sollte, hat frei. Die neue Fachkraft steht im Flur und wartet, bis jemand Zeit hat.
Der erste Eindruck lautet: Hier ist niemand zuständig. Genau dieser Eindruck bestätigt sich später in jeder unklaren Situation.
Ab Woche zwei voll im Plan
Weil die Stelle lange offen war, ist der Druck groß, die neue Kraft sofort mitzuzählen. Aus der geplanten Einarbeitung wird ein Mitlaufen unter Vollbesetzungsdruck.
Die Person übernimmt Verantwortung, für die sie das Haus noch nicht kennt. Fehler und Unsicherheit sind vorprogrammiert, und beides wird ihr angelastet.
Einarbeitung nach Zuruf
Zuständig ist, wer gerade Zeit hat. In der Praxis heißt das: jeden Tag jemand anderes, jeder erklärt es etwas anders, und niemand weiß, was schon behandelt wurde.
Lücken fallen erst auf, wenn etwas passiert. Und es gibt keine Person, bei der man ohne Peinlichkeit zum dritten Mal nachfragen kann.
Falsche Erwartungen aus dem Bewerbungsgespräch
In der Haufe-Onboarding-Studie 2023, für die 775 Personalverantwortliche und Führungskräfte befragt wurden, nannten 56 Prozent falsche Erwartungen der neuen Mitarbeitenden als Ursache für frühe Kündigungen. Team oder Führungskraft folgten mit 38 Prozent.
Wer im Gespräch die Belastung schönt, gewinnt eine Unterschrift und verliert einen Menschen. Der Abgleich mit der Wirklichkeit dauert selten länger als drei Wochen.
Kein Gespräch bis kurz vor Schluss
Das erste strukturierte Gespräch findet in vielen Häusern statt, wenn die Probezeit fast vorbei ist. Zu diesem Zeitpunkt ist die Entscheidung auf beiden Seiten längst gefallen.
Aus einem Problem, das in Woche drei mit zwanzig Minuten lösbar gewesen wäre, ist in Woche zwölf eine Kündigung geworden.
Der Punkt, an dem auch Recruiting mitverantwortlich ist
Das vierte Fehlerbild verdient eine eigene Anmerkung, weil es dort beginnt, wo unsere eigene Branche arbeitet.
Stellenanzeigen im Pflegebereich versprechen auffallend häufig dasselbe: ein familiäres Team, wertschätzende Führung, planbare Dienstpläne, geregelte Einarbeitung. Wenn diese Sätze in einem Haus stehen, in dem die Ausfallquote hoch und der Dienstplan instabil ist, funktionieren sie kurzfristig. Es kommen Bewerbungen, es kommt eine Einstellung, und dann kommt der Abgleich.
Eine Anzeige, die mehr verspricht als der Dienstplan hält, produziert keine Besetzung. Sie produziert eine Kündigung mit acht Wochen Verzögerung.
Das ist keine Kleinigkeit, sondern der Grund, warum es sich lohnt, im Bewerbungsgespräch aktiv über die Schwachstellen zu sprechen. Wer offen sagt, dass die Besetzung im Nachtdienst noch nicht steht und woran gerade gearbeitet wird, verliert einzelne Kandidaten. Er verliert sie aber vor der Einstellung und nicht danach.
Ein Einarbeitungsplan, der trägt
Ein tragfähiger Plan passt auf eine Seite. Entscheidend ist nicht der Umfang, sondern dass er schriftlich vorliegt, eine feste Ansprechperson benennt und dass die Einarbeitungszeit im Stellenplan tatsächlich hinterlegt ist.
| Zeitraum | Was passiert |
|---|---|
| Vor Tag 1 | Spind, Dienstkleidung, Zugänge zur Dokumentation und Schlüssel sind vorbereitet. Das Team weiß, wer wann kommt. Die Einarbeitungsperson steht im Dienstplan. |
| Woche 1 | Ausschließlich mitlaufend, nicht im Stellenplan gerechnet. Haus, Bewohner, Abläufe, Dokumentationssystem. Keine eigenständige Verantwortung. |
| Woche 2 bis 4 | Schrittweise Übernahme eigener Aufgaben mit der Einarbeitungsperson im selben Dienst. Erste Nacht- oder Wochenenddienste erst, wenn die Abläufe sitzen. |
| Woche 5 bis 8 | Eigenständige Arbeit im vertrauten Bereich. Die Einarbeitungsperson bleibt erreichbar und ist namentlich benannt. |
| Woche 9 bis 13 | Volle Einsatzfähigkeit im Regeldienst. Offene fachliche Punkte werden gezielt nachgeschult statt abgewartet. |
Der häufigste Einwand: „Das können wir uns nicht leisten, wir brauchen die Kraft sofort im Plan.“ Verständlich, und trotzdem eine Rechnung, die nicht aufgeht: Eine Woche Einarbeitung außerhalb des Stellenplans kostet ungefähr fünfzig Arbeitsstunden. Ein Abbruch in der Probezeit kostet die komplette Suche noch einmal, plus Vakanz, plus die Stunden, die das Team ohnehin schon investiert hat.
Die vier Gespräche, die gesetzt sein müssen
- Tag 1, zehn Minuten. Wer ist die feste Ansprechperson, wie sieht der Plan für die nächsten Wochen aus, wann sind die nächsten Termine. Der Plan wird ausgehändigt, nicht erzählt.
- Ende Woche 2. Stimmt das Bild aus dem Bewerbungsgespräch mit dem überein, was Sie hier vorgefunden haben? Diese eine Frage deckt die falschen Erwartungen auf, solange sich noch etwas klären lässt.
- Woche 6, das wichtigste Gespräch. Es ist das letzte, in dem beide Seiten noch etwas ändern können. Konkret werden: Welcher Dienst fällt schwer, welche Aufgabe ist unklar, wo fehlt Anleitung. Danach eine Vereinbarung mit Datum, nicht mit gutem Willen.
- Woche 10 bis 12. Rückmeldung in beide Richtungen und eine klare Aussage zur Weiterbeschäftigung. Eine Entscheidung, die erst in der letzten Probezeitwoche fällt, hat die Person längst selbst getroffen.
Was rechtlich für die Probezeit gilt
Eine Probezeit ist nicht vorgeschrieben, sie muss vereinbart werden. Ist sie vereinbart, kann das Arbeitsverhältnis nach § 622 Absatz 3 BGB längstens für die Dauer von sechs Monaten mit einer Frist von zwei Wochen gekündigt werden, und zwar zu jedem beliebigen Tag.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Probezeit und Kündigungsschutz. Die Probezeit verkürzt nur die Frist. Der allgemeine Kündigungsschutz nach dem Kündigungsschutzgesetz greift unabhängig davon erst nach sechs Monaten Wartezeit, und nur in Betrieben ab einer bestimmten Größe. Eine kürzere Probezeit verkürzt diese Wartezeit nicht.
Zwei Fallen, die in der Praxis regelmäßig zuschlagen
Die erste ist eine Formulierungsfalle. Wenn im Vertrag eine sechsmonatige Probezeit steht und gleichzeitig eine längere Kündigungsfrist genannt wird, ohne klarzustellen, dass diese erst nach der Probezeit gilt, kann die Probezeitklausel ins Leere laufen. Das Bundesarbeitsgericht hat in einem solchen Fall entschieden, dass die längere Frist von Beginn an gilt. Es lohnt sich, den eigenen Mustervertrag daraufhin einmal anzusehen.
Die zweite betrifft befristete Verträge, die im Pflegebereich häufig sind. Ein befristetes Arbeitsverhältnis kann nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz nur dann ordentlich gekündigt werden, wenn das ausdrücklich vereinbart ist. Zusätzlich muss die Probezeit im Verhältnis zur Befristungsdauer stehen. Ist sie zu lang, gilt die verkürzte Zweiwochenfrist nicht.
Und hier wird der Einarbeitungsplan zum Argument. Das Bundesarbeitsgericht hat für die Verhältnismäßigkeit einer Probezeit im befristeten Vertrag keine feste Prozentgrenze aufgestellt, sondern eine Abwägung im Einzelfall verlangt, unter anderem nach Art der Tätigkeit und Umfang der Einarbeitung. In dem entschiedenen Fall wurde eine viermonatige Probezeit als verhältnismäßig angesehen, wobei der Arbeitgeber einen detaillierten Einarbeitungsplan über sechzehn Wochen vorlegen konnte.
Ein dokumentierter Einarbeitungsplan ist damit nicht nur gute Personalarbeit. Er ist im Streitfall ein belastbares Argument.
Diese Ausführungen sind eine allgemeine Einordnung und ersetzen keine Rechtsberatung. Lassen Sie Ihre Vertragsmuster arbeitsrechtlich prüfen.
Die Kennzahl, die Sie ab morgen führen können
Frühfluktuation lässt sich ohne Software und ohne Projekt messen. Die Formel ist simpel: Austritte innerhalb der Probezeit geteilt durch die Zahl der Neueinstellungen im selben Zeitraum, mal hundert.
Zwei Verfeinerungen machen die Zahl brauchbar. Erstens: nach Wohnbereich und Leitungskraft aufschlüsseln, nicht nur nach Haus. Zweitens: trennen, wer gekündigt hat. Wenn überwiegend die Mitarbeitenden gehen, liegt das Problem in der Einarbeitung oder in den Erwartungen. Wenn überwiegend Sie kündigen, liegt es in der Auswahl.
Eine hohe Frühfluktuation ist keine Aussage über die Menschen, die Sie eingestellt haben. Sie ist eine Aussage über die ersten hundert Tage in Ihrem Haus.
Vier Fragen für den Anfang
- Wie viele Ihrer Neueinstellungen der letzten drei Jahre haben die Probezeit nicht überstanden, und in welchen Bereichen?
- Existiert ein schriftlicher Einarbeitungsplan, und wenn ja, wann wurde er zuletzt tatsächlich angewendet?
- Ist die Einarbeitungszeit in Ihrem Stellenplan hinterlegt oder wird die neue Kraft ab Tag eins mitgezählt?
- Wer führt das Gespräch in Woche sechs, und steht es im Kalender, bevor die Person anfängt?
Häufige Fragen
Wie lange darf eine Probezeit dauern?
Die verkürzte Kündigungsfrist von zwei Wochen gilt nach § 622 Absatz 3 BGB längstens für sechs Monate. Eine Probezeit ist nicht verpflichtend, sondern muss vereinbart werden. Bei befristeten Verträgen muss sie zusätzlich im angemessenen Verhältnis zur Vertragsdauer stehen.
Ist die Probezeit dasselbe wie der fehlende Kündigungsschutz?
Nein. Die Probezeit verkürzt die Kündigungsfrist. Der allgemeine Kündigungsschutz nach dem Kündigungsschutzgesetz setzt unabhängig davon eine Wartezeit von sechs Monaten voraus und gilt nur in Betrieben ab einer bestimmten Größe. Eine kürzer vereinbarte Probezeit verkürzt diese Wartezeit nicht.
Wie lange sollte die Einarbeitung einer Pflegefachkraft dauern?
Als Orientierung: eine Woche vollständig mitlaufend außerhalb des Stellenplans, danach etwa vier Wochen schrittweise Übernahme mit fester Begleitperson im selben Dienst und volle Einsatzfähigkeit im Regeldienst nach rund drei Monaten. Bei Wiedereinsteigenden oder einem Wechsel des Versorgungsbereichs entsprechend länger.
Wie berechnet man die Frühfluktuationsrate?
Austritte innerhalb der Probezeit geteilt durch die Zahl der Neueinstellungen im gleichen Zeitraum, multipliziert mit hundert. Aussagekräftig wird die Zahl erst, wenn sie nach Bereich aufgeschlüsselt wird und getrennt erfasst wird, ob die Kündigung von der Einrichtung oder von der Mitarbeiterin ausging.
Sollte man Schwachstellen im Bewerbungsgespräch ansprechen?
Ja. Falsche Erwartungen zählen zu den meistgenannten Ursachen früher Kündigungen. Wer Belastungen im Gespräch benennt und erklärt, woran gearbeitet wird, verliert einzelne Kandidaten vor der Einstellung statt nach acht Wochen und mit voller Wiederbesetzung.
Quellen
- Haufe: Onboarding-Studie 2023, Befragung von 775 Personalverantwortlichen und Führungskräften zu Frühfluktuation und Onboarding-Prozessen. Zusammenfassung der Ergebnisse
- § 622 Bürgerliches Gesetzbuch, Kündigungsfristen bei Arbeitsverhältnissen. Gesetzestext
- Bundesarbeitsgericht zur Zulässigkeit und Verhältnismäßigkeit von Probezeitvereinbarungen in befristeten Arbeitsverhältnissen; Einordnung bei Solidaris und GÖRG.
- § 15 Teilzeit- und Befristungsgesetz zur ordentlichen Kündigung und zur Probezeit in befristeten Arbeitsverhältnissen.
Einarbeitung ist Teil der Arbeitsorganisation
Ein Einarbeitungsplan funktioniert nur, wenn der Dienstplan ihn hergibt. Beides zusammen ist Bestandteil unseres Programms zur Neuaufstellung der Arbeitsorganisation.
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