Anruf im Frei

Freitag, 14:20 Uhr. Eine Kollegin meldet sich für den Spätdienst krank. Die Wohnbereichsleitung geht die Liste durch und ruft der Reihe nach an, angefangen bei denen, die erfahrungsgemäß zusagen. Nach dem vierten Anruf ist der Dienst besetzt.

So funktioniert Ausfallmanagement in den meisten Häusern. Es funktioniert, weil einzelne Mitarbeitende verlässlich sind, und es funktioniert immer schlechter, weil genau diese Mitarbeitenden irgendwann gehen. Das kurzfristige Einspringen aus dem Frei ist der am häufigsten genannte Belastungsfaktor in der Pflege und gleichzeitig der Posten, der in keiner Kostenrechnung auftaucht.

Warum das Einspringen billiger wirkt, als es ist

Ein Springerpool ist sichtbar. Er steht als Stelle im Plan, kostet ein Gehalt und muss gegenüber der Geschäftsführung begründet werden. Das Einspringen aus dem Frei ist unsichtbar. Es verteilt sich auf Überstunden, Einspringprämien, Zeitzuschläge, Zeitarbeit im Notfall und auf einen Krankenstand, den niemand dem Dienstplan zuordnet.

Was rechtlich gilt

Hier kursieren in beide Richtungen falsche Gewissheiten. Der Reihe nach.

Dürfen Sie im Frei anrufen?

Anrufen dürfen Sie. Die eigentliche Frage ist, ob jemand rangehen muss und was passiert, wenn nicht.

Der Grundsatz lautet: Die Freizeit ist frei, und eine allgemeine Pflicht zur Erreichbarkeit gibt es nicht. Genau dazu gab es 2022 ein vielzitiertes Urteil des Landesarbeitsgerichts Schleswig-Holstein, wonach ein Notfallsanitäter in seiner Freizeit weder Anrufe noch SMS des Arbeitgebers zur Kenntnis nehmen musste. Dieses Urteil geistert bis heute durch Fachbeiträge.

Für die Praxis heißt das: Wer kurzfristig disponieren will, braucht dafür eine Grundlage im Dienstplanmodell, in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung oder im Tarifvertrag. Wer ohne eine solche Regelung ins Frei telefoniert, bittet. Und eine Bitte darf abgelehnt werden, ohne dass daraus arbeitsrechtliche Folgen entstehen.

Was gilt, wenn jemand zusagt und dann doch nicht kommt?

Mit der Zusage entsteht eine Vereinbarung über den Einsatz. Der Dienst ist damit verbindlich wie jeder andere. Wer ohne Grund nicht erscheint, verletzt seine Pflichten. Umgekehrt gilt dasselbe: Ist die Zusage erteilt und das Haus braucht die Person dann doch nicht, ist die Zeit gleichwohl zu vergüten.

Rufbereitschaft, Bereitschaftsdienst und das, was viele Häuser stattdessen machen

Bereitschaftsdienst bedeutet Anwesenheit im Haus oder an einem vom Arbeitgeber bestimmten Ort. Er zählt in voller Länge als Arbeitszeit.

Rufbereitschaft bedeutet, dass die Person ihren Aufenthaltsort frei wählen darf und nur erreichbar sein muss. Sie zählt grundsätzlich nicht in voller Länge als Arbeitszeit, sondern nur die tatsächliche Inanspruchnahme. Nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs kann allerdings auch eine Bereitschaftszeit vollständig Arbeitszeit sein, wenn die auferlegten Einschränkungen die Möglichkeit, die freie Zeit zu gestalten, ganz erheblich beeinträchtigen.

Und dann gibt es die dritte Variante, die in vielen Häusern gelebt wird: eine informelle Erwartung, dass man im Frei ans Telefon geht. Sie ist weder Rufbereitschaft noch Bereitschaftsdienst. Sie wird nicht vergütet, nicht in der Arbeitszeit erfasst und nicht ausgeglichen, schränkt die Betroffenen aber faktisch ähnlich ein.

Die Ruhezeit ist die harte Grenze

Nach § 5 Absatz 1 Arbeitszeitgesetz müssen Beschäftigte nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden haben.

Für Krankenhäuser und andere Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen erlaubt § 5 Absatz 2 eine Verkürzung um bis zu eine Stunde, also auf zehn Stunden. Diese Erleichterung ist an eine Bedingung geknüpft, die in der Praxis regelmäßig übersehen wird: Jede Verkürzung muss innerhalb eines Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen dadurch ausgeglichen werden, dass eine andere Ruhezeit auf mindestens zwölf Stunden verlängert wird. Das gilt auch dann, wenn die Verkürzung nur dreißig Minuten betrug.

• Der klassische Wechsel vom Spätdienst in den Frühdienst mit neun Stunden dazwischen ist damit nicht zulässig, auch wenn er in vielen Häusern gelebte Praxis ist.
• Für Kürzungen der Ruhezeit durch Inanspruchnahmen während einer Rufbereitschaft gilt eine eigene Regelung in § 5 Absatz 3, sofern diese nicht mehr als die Hälfte der Ruhezeit betragen.
• Über § 7 Arbeitszeitgesetz sind abweichende Regelungen durch Tarifvertrag oder auf dessen Grundlage durch Betriebs- oder Dienstvereinbarung möglich.
• Für Schwangere und Stillende gilt nach dem Mutterschutzgesetz unabhängig davon eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden.

Dazu kommt die tägliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden, verlängerbar auf zehn, wenn im Durchschnitt von sechs Kalendermonaten oder vierundzwanzig Wochen acht Stunden nicht überschritten werden. Und die Pausen: mindestens dreißig Minuten bei mehr als sechs bis zu neun Stunden Arbeitszeit, fünfundvierzig Minuten bei mehr als neun Stunden.

Mitbestimmung

Wo ein Betriebsrat besteht, sind Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, die Verteilung auf die Wochentage sowie die vorübergehende Verkürzung oder Verlängerung der betriebsüblichen Arbeitszeit mitbestimmungspflichtig. In kirchlichen Einrichtungen greifen die entsprechenden Regelungen der Mitarbeitervertretungsordnungen. Ein Ausfallkonzept, das an der Mitarbeitervertretung vorbei eingeführt wird, ist angreifbar.

Was ein tragfähiges Ausfallkonzept enthält

Ein Konzept ist kein Papier, sondern eine Reihenfolge, die im Ausfall abgearbeitet wird und die alle im Haus kennen.

1. Eine feste Eskalationsreihenfolge. Wer wird in welcher Reihenfolge angefragt, und was passiert, wenn niemand zusagt. Ohne diese Reihenfolge entscheidet die Leitung jedes Mal neu, und es trifft immer dieselben.
2. Eine definierte Ausfallreserve. Ob als Springerpool, als planbare Ausfallzeit im Stellenplan oder als vereinbarte Rufbereitschaft mit Vergütung. Entscheidend ist, dass die Reserve vorgesehen und finanziert ist, statt aus dem Frei anderer zu kommen.
3. Klare Regeln, was mit dem Frei passiert. Wird ein Frei getauscht, verschoben oder zusätzlich vergütet? Wer einspringt, muss vorher wissen, was er dafür bekommt, und zwar für alle gleich.
4. Eine Grenze pro Person. Wie oft darf jemand in einem Monat einspringen, bevor die Leitung eingreift. Ohne Obergrenze konzentriert sich die Belastung auf drei bis vier Menschen im Haus.
5. Ein dokumentierter Ruhezeitausgleich. Verkürzungen müssen erfasst und innerhalb der Frist ausgeglichen werden. Wer das nicht dokumentiert, kann es im Zweifel auch nicht nachweisen.
6. Eine ehrliche Zahl. Erfassen Sie ein Quartal lang, wie oft eingesprungen wurde, von wem und zu welchen Kosten. Diese Zahl ist die Grundlage jeder Diskussion über eine Ausfallreserve.

Vier Fragen für den Anfang

• Wie oft wurde im letzten Quartal aus dem Frei eingesprungen, und auf wie viele Personen verteilt sich das?
• Was kostet Sie ein einzelner Ausfall heute tatsächlich, inklusive Prämien, Zuschlägen und Zeitarbeit?
• Gibt es in Ihrem Haus eine schriftliche Grundlage für kurzfristige Dienstplanänderungen, oder telefonieren Sie ohne eine solche?
• Werden Verkürzungen der Ruhezeit erfasst und fristgerecht ausgeglichen, und kann Ihre Leitung das belegen?

Häufige Fragen